Che cosa è il timesheet: applicarlo all’azienda

C’è chi lo utilizza per tracciare il tempo delle attività, chi per distribuire il carico di lavoro e chi per pianificare gli interventi, il timesheet è uno strumento cartaceo o online che permette di tracciare e rendicontare le ore e i tempi di lavoro. In termini pratici e aziendali, permette di conoscere le ore dedicate da ogni risorsa ad una determinata task o progetto.

All’inizio si chiamavano “Cartellini” e ad oggi, ancora diverse aziende, li utilizzano. Comparvero intorno al 19esimo secolo: fogli di cartoncino che includevano tabelle contenenti dati quali nome del dipendente, mansione, giorni lavorativi e ore di lavoro. Ogni dipendente, all’entrata e uscita dal lavoro, lo inseriva nella timbratrice che registrava i dati della giornata.

Perché utilizzare un timesheet in azienda?

Sono diversi i campi di applicazione del timesheet all’interno di una azienda e diversi sono i benefici che può portare:

1. Amministrazione

Il tracciamento delle ore lavorative, può aiutare il processo di compilazione della busta paga e di fatturazione, rendendolo più preciso e completo. La gestione dei salari in quest’ottica, può aumentare e migliorare l’ottimizzazione dei costi aziendali, magari per analizzare come l’incidenza di ore o costi non fatturati, possa modificare i risultati.

2.   Gestione dei progetti

Grazie al timesheet, si ha la possibilità di conoscere quanto tempo il tuo team dedica ad ogni task, verificare lo stato di avanzamento degli stessi e misurare le performance al fine di ottimizzare e migliorare metodologie di lavoro e la gestione dei progetti.

3.   Produttività

Avere la possibilità di visualizzare il tempo che si impiega in ogni task, progetto, permette anche alla risorsa stessa di prendere consapevolezza delle proprie performance e operare nel tempo un miglioramento del proprio rendimento e degli strumenti a sua disposizione. Si potrebbe notare infatti che alcune commesse o clienti sono in perdita.

Il timesheet è anche sinonimo di trasparenza. Non è detto che tutti i dettagli debbano essere comunicati esternamente, ma è possibile fornire ai clienti un report delle attività svolte, delle giornate dedicate a ciascuno, e questo favorisce la relazione, che sarà di maggiore fiducia. Inoltre, spesso molte piccole richieste quotidiane dei clienti non vengono quantificate, ma finiscono con assorbire tempo e risorse senza che lo studio ne abbia un ritorno, e forse nemmeno la consapevolezza.

Timesheet: applicazione o excel?

Il timesheet è uno strumento che può essere utilizzato in qualsiasi azienda poiché tra le sue caratteristiche principali sicuramente c’è l’adattabilità.

In base a quelle che sono le caratteristiche e necessità di una azienda, si possono trovare modelli semplici contenenti le informazioni più basilari come data, ora, tipologia di attività svolta e progetto (per farti una idea, puoi scaricare e modificare, un nostro modello che trovi a questo link) o modelli molto più complessi sviluppati in excel contenenti data contratto, nome cliente, referente del progetto, ecc.

I modelli in excel o word (potete trovare alcuni modelli qui), sono sicuramente un valido aiuto, che da molti anni accompagnano le imprese nella loro gestione, ma ad oggi, grazie all’evoluzione tecnologica, sono da preferire i timesheet application.

Perché?

Oltre a garantire una sicurezza dal punto di vista del salvataggio e archiviazione dei dati, evitano la corruzione e modifica dei file volontaria o involontaria, ne consentono il recupero grazie a backup dei dati, ecc, ottimizzano e rendono più efficiente e semplice la ricerca di dati nel corso del tempo, consentono di visualizzare i dati in tempo reale senza dover attenderne il termine che consente un miglioramento in corsa e soprattutto sono raggiungibili da qualsiasi dispositivo.

Timesheet: come integrarlo nella tua azienda

Se non lo si è mai utilizzato prima o si vuole integrarlo nuovamente nell’azienda, diventa un cambiamento culturale e si potrebbero verificare delle resistenze date dalla sensazione di sentirsi controllati o potrebbero semplicemente sentire il suo utilizzo come un lavoro in più da eseguire., ma in realtà questo può essere reale solo in parte, attraverso l’utilizzo del timesheet si responsabilizza la persona e la si rende consapevole di come impiega il suo tempo e cosa potrebbe fare per migliorarlo.

Il modo migliore per introdurlo, è quello di stabilire un incontro e spiegare la soluzione scelta, prendendo in considerazione le sensazioni e le preoccupazioni di tutti e instaurando un dialogo che trovi una soluzione di compromesso, magari ad introduzione graduale per i primi tempi, ma che sia diffuso per tutti, dal manager all’operaio, nessuno escluso.

Buon timesheet!