Come rendere un meeting efficiente senza sprecare tempo

Lo sappiamo, le riunioni possono essere molte volte una perdita di tempo: una cattiva organizzazione, un numero troppo alto di partecipanti o interminabili. Qualunque sia il motivo per cui il meeting diventa una frustrazione e viene percepito come una perdita di tempo, è necessario intervenire e sfruttare invece nel modo corretto le potenzialità di questo strumento.

Chi arriva in ritardo, chi risponde a email o al telefono durante o semplicemente non è preparato alla riunione, son tutti comportamenti e segnali di cattiva organizzazione.

Ti diamo alcuni semplici consigli per rendere i tuoi meeting efficaci e soprattutto per non perdere più tempo nell’organizzarli e nel parteciparvi:

Chiediti se la riunione è necessaria.
Non sempre riunire in unico luogo e ad un determinato orario, più persone è così semplice. Prima di far rimandare impegni, lavori o incontri con clienti, è importante capire se la riunione che state per organizzare è realmente necessaria o se è possibile delegare le informazioni che vuoi discutere, ad una email. Se hai solamente bisogno di informare, rendere alcuni concetti più chiari o rendere partecipe di alcune novità, pensa ad una email che abbia un messaggio chiaro e diretto.
Organizza in anticipo i temi da affrontare.
Prepara una scaletta dei temi e dei punti che vuoi affrontare o che il tuo team ha la necessità di approfondire e inviala ai partecipanti, affinché tutti siano preparati sui punti della riunione e possano partecipare attivamente alla discussione. Questo aiuterà a condurre il meeting senza perdere di vista gli argomenti da affrontare.
Stabilisci un tempo (corto)
Per rendere efficiente una riunione, devi darle un tempo di inizio e un tempo di fine. Fissare l’inizio di una riunione, senza dettarne un termine, può condurre a lunghi meeting frustranti dove i partecipanti perdono la concentrazione, si possono innervosire perché pensano ad altri lavori che dovranno svolgere (magari di corsa), arrivando ad avere poca collaborazione e stimoli.
Ricordati ovviamente di non farlo durare interminabili ore, ma cerca di ottimizzare il tempo anche in base alla scaletta che hai buttato giù.
Non troppi partecipanti!
A meno che non si tratti di una riunione plenaria aziendale, individua le persone che sono essenziali per quell’incontro. Un meeting affollato diventa controproducente e complicato da gestire: Jeff Bezos, CEO di Amazon, consiglia mai più di 8 persone o semplicemente di seguire la regola de “Two pizza rule”. Questa regola prevede che il numero di persone non deve mai superare il numero di bocche che due pizze possono sfamare.

Never have a meeting where two pizzas couldn't feed the entire group - Jeff Bezos

Non tergiversare!
Hai una scaletta, stai conducendo la riunione e qualcuno o tu stesso ti accorgi di andare fuori topic? Riporta subito la discussione sull’argomento che stavate affrontando e che era presente nella scaletta che avevi precedentemente redatto.
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Ora sei pronto/a ad organizzare la tua prossima riunione!