Matrice di Eisenhower: impara a scegliere le priorità

Questa pratica rientra nelle numerose tecniche di gestione del tempo che si possono applicare sia nella propria vita privata, sia nell’ambiente di lavoro. Nonostante sia una tecnica che ha visto la sua nascita alla fine degli anni 80, ancora oggi è efficiente nella gestione del tempo.

Che cos'è la matrice di Eisenhower?

La matrice di Eisenhower o matrice di Covey da Stephen Covey, ovvero che ne ha sviluppato e approfondito la teoria nel suo libro “The 7 Habits of Highly Effective People”, nasce da una frase attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50. Questa famosa frase può essere tradotta in italiano come:

"La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

La matrice serve ad aiutarti a incanalare le tue forze nella to-do-list che hai di fronte agli occhi (L’hai fatta vero? È il primo metodo per aumentare la produttività e superare la pigrizia) e suddividerla in priorità secondo la reale urgenza che hanno e l’importanza che ricoprono.

Perché urgenza e importanza?

Ciò che riteniamo urgente nelle nostre giornate, è qualcosa di oggettivo. Una attività definita urgente, è una attività che dipende solamente da un unico fattore: il tempo. Sono urgenti quelle attività che richiedono un intervento immediato o comunque a breve termine.

L’importanza invece è un concetto soggettivo, quello che ritieni importante per te, sicuramente non lo è per il tuo collega o per il tuo amico, ma soprattutto, l’importanza di qualcosa sottostà a numerose variabili che nel corso del tempo possono modificare la percezione che ne hai: umore, obbiettivi, principi, relazioni sociali, ecc.

Come puoi suddividere le tue attività ed ottenere così una efficace gestione del tempo? Utilizza il quadrante di Eisenhower!

Il quadrante di Eisenhower

Come puoi vedere dall'immagine che trovi qui sopra e che puoi usare come modello, abbiamo 4 quadranti.
Partendo dal quadrante in alto a sinistra e procedendo in senso orario, andiamo ad illustrarli.

1. Quadrante 1 (Importante - Urgente): viene considerata come una situazione di Crisi e come tale sono le azioni da svolgere con priorità e soprattutto in prima persona. Esempi: telefonata al cliente, problema da risolvere, riunione da organizzare (ne sei sicuro? Ti consigliamo di leggere Come rendere un meeting efficace ),ecc. Questo quadrante è quello da monitorare con più frequenza, perché un accumulo di attività di questa sezione, può portare alla perdita di controllo della situazione, facendoti lavorare sempre sotto stress e sotto pressione.
2. Quadrante 2 (Importante - Non Urgente): qui parliamo di Qualità e vieni coinvolto anche tu! Perché? Perché per una ottima gestione del tempo e delle attività, è importante il tuo benessere mentale e fisico, dentro e fuori dal lavoro. In questo quadrante si concentrano tutte quelle attività che prevedono un miglioramento personale come attività sportive, visite, formazione professionale, ma anche le attività che si concentrano sul miglioramento della propria attività e business come lo studio di strategie o lo sviluppo di nuove idee per progetti a medio-lungo termine.
   Parliamo di attività che puoi tranquillamente pianificare, ma presta attenzione, rimandare a lungo anche queste, comporta la loro possibile entrata nel quadrante 1.
3. Quadrante 3 (Non Importante - Urgente): questo quadrante viene denominato come Inganno perché prevede tutte quelle attività che erroneamente si credono urgenti, nonostante non siano effettivamente importanti, ma soprattutto che sarebbero tranquillamente delegabili. Qualche esempio? Riunioni superflue, l'acquisto di un biglietto del treno per andare da un cliente, i dati per aggiornare il file, ecc. Son tutte quelle attività che non producono un effettivo vantaggio sul tuo lavoro.
4. Quadrante 4 (Non Importante - Non Urgente): l'ultimo quadrante riguarda lo Spreco, ovvero tutte quelle attività che riteniamo piacevoli, ma che allo stesso tempo sono banali e tolgono spazio a ciò che è importante. Molto spesso diventano inoltre le scuse ideali per procrastinare. Esempi: scorrere il feed di instagram, guardare video su facebook o concentrarsi su email inutili.

Ed ora? Passiamo alla pratica

Prima di compilare lo schema, è necessario che tu abbia ben presente quali sono le attività e gli impegni per procedere poi alla classificazione corretta delle priorità. Come prima volta, prova a disegnare il tuo quadrante, di volta in volta poi riuscirai a comprendere qual è la suddivisione corretta per le tue attività e non avrai più nessuna attività sul quadrante n°1 ;)