Organizza la tua agenda, migliora il tuo lavoro
Tenere organizzata un'agenda è uno dei compiti più importanti, ma allo stesso tempo più difficili da fare, soprattutto se non sei fan dell'ordine e del rigore.
Magari ti sei ripromesso/a più volte, con tutte le più buone intenzioni, di tenere in ordine la tua agenda, magari quella nuova, appena comprata che ti ha fatto innamorare a prima vista o semplicemente, hai bisogno di fare ordine ed aiutare la tua mente a districarsi tra mille impegni.
Un'agenda può essere personale, condivisa, di lavoro, per la gestione della casa e raccogliere diverse informazioni come pensieri, appunti, promemoria, appuntamenti e molto altro.
In particolare oggi ti vogliamo parlare di come organizzare quella lavorativa, che tra post-it, biglietti da visita, promemoria e fogli, tende a perdere la sua funzione organizzativa e diventa un raccoglitore.
Come organizzare l'agenda di lavoro
L'agenda di lavoro è sicuramente la più delicata da organizzare perché deve tenere conto di fattori multipli quali: impegni personali, impegni di colleghi e collaboratori, informazioni su clienti e/o scadenze. Può essere quindi una fonte inesauribile di informazioni o semplicemente un grande casino.
Ti vogliamo dare alcuni accorgimenti per migliorare la sua gestione e scoprirne le potenzialità per farlo diventare il tuo miglior alleata. Ti assicuriamo che aiuta anche contro la procrastinazione!
- Scegliere l'agenda adatta a te.
Cartacea, app o online, non importa. Scegli una agenda che sia pratica da portare con te, in cui trovi semplice scrivere e cercare le informazioni di cui necessiti. Puoi utilizzare Google Calendar , Any.do, un'agenda cartacea che hai adocchiato o puoi utilizzare mayapp che offre un calendario con viste multiple, condivisioni e molto altro. Magari anche tutti e due! - Imposta un obiettivo, crea una routine quotidiana.
Adesso che hai selezionato l'agenda che fa al caso tuo, è tempo di darti un obiettivo che con il tempo dovrà tramutarsi in una routine quotidiana. Quale? Ritagliarti del tempo ogni giorno per aggiornare, consultare e sistemare la tua agenda. Quale potrebbe essere il momento migliore? La sera prima di lasciare l'ufficio o per chi è da clienti o lavora da altri luoghi, prima di chiudere il pc. Dedicare pochi minuti alla sua sistemazione, ti consente di arrivare al mattino già con le idee chiare ed avere una previsione della giornata. - Portala sempre con te.
Cartacea o digitale, non è importante, ma fondamentale è averla sempre con sé per poter aggiungere in qualsiasi momenti appunti e/o informazioni necessarie alla nostra giornata, settimana o mese. Deve quindi essere sempre raggiungibile (in caso di digitale) o a portata di mano (in caso di cartacea). - Sii preciso.
Lo sappiamo che tendi a scrivere appuntamenti e note in modo veloce sulla tua agenda, ma cerca di sforzarti nel riportare più dettagli possibili. I dettagli ti aiuteranno ad organizzarti al meglio ad ogni incontro (se hai un appuntamento con un cliente per esempio, ti dimostrerai proattivo e interessato se ricordi e fai emergere i punti discussi nell'ultimo incontro o telefonata), ad impostare in modo più efficiente la tua giornata e il lavoro e diminuire i livelli di stress correlati. - Utilizza i colori.
I colori nella vita di tutti i giorni ricoprono un ruolo importante, anche se non presti attenzione. Secondo la psicologia, ci sono dei colori che attivano nella nostra mente determinati segnali e ci suscitano differenti emozioni e reazioni.
Un esempio? Il rosso provoca un aumento del battito cardiaco e della pressione sanguigna, spingendoci alla dinamicità, ma anche all'attenzione. Ecco perché il rosso è scelto come il colore dell'urgenza, qualcosa da svolgere o pianificare nell'immediato, nel caso della nostra agenda.
Ti consigliamo di scegliere dei colori da accostare ai tuoi appuntamenti e note per fornirti a colpo d'occhio il grado di urgenza, l'importanza o il settore in cui ricade un determinato appunto.
L'ultimo plus? Più riuscirai a seguire questi consigli, più avrai la possibilità di ricavarti degli spazi di tempo solo per te. Questo ti darà la possibilità di essere più produttivo, ma anche i giusti tempi per rigenerare mente e corpo. Provare per credere!