Perché devi tracciare le ore che non fatturi

Distingui principalmente le tue ore di lavoro tra quelle da fatturare al cliente e tra quelle che sono dedicate all'organizzazione del tuo lavoro, alla sua gestione e anche magari alla formazione.

Hai mai calcolato quanto tempo hai speso in riunioni? Inviando email o telefonando? Perché non ne tieni traccia?

Sei stai tracciando solo le ore fatturabili, non hai sotto ai tuoi occhi il vero andamento e perdi l'occasione di capire come migliorare la tua azienda o il tuo lavoro.

Che cosa sono le ore non fatturabili in una azienda?

Le ore non fatturabili sono le ore che non è possibile addebitare al cliente o che non prevedono un rimborso. Nel dettaglio, sono quelle ore dedicate a:

Lettura, scrittura e invio delle e-mail
Telefonate
Riunioni
Organizzazione dell'azienda
Contabilità
Formazione
Networking
Ricerca e sviluppo per progetti, idee, nuovi clienti, ecc
ecc.

Perché sono importanti le ore non fatturabili?

Se ti sembra che tracciarle sia una inutile perdita di tempo, ti diamo di seguito alcuni spunti su cui riflettere, del come possono cambiare la percezione, ma anche la strategia aziendale, rendendola più efficiente e diminuendo gli sprechi.

Ridimensionamento e riduzione dell'inefficienza: l'analisi del tempo speso nelle diverse attività di gestione e organizzazione aziendale o del lavoro, può far emergere come spendiamo molte ore magari a mandare delle email che poi magari richiedono diversi solleciti di risposta, invece di semplicemente fare una telefonata. O semplicemente c'è la necessità, osservando le ore dove il team spende più tempo, di migliorare i processi comunicativi o alleggerire le catene di approvazione.
Individuazione della qualità del tempo: osservando dove la maggior parte delle ore vengono impiegate, puoi prendere coscienza di come effettivamente spendi il tempo della tua giornata e di come anche le ore che non fatturi, hanno lo stesso valore di quelle che ti vengono pagate. Una visione più ampia che ti permette di ridistribuire al meglio le tue risorse temporali e mentali.
Identificazione dei progetti e dei clienti non profittevoli: non sempre quello che all'inizio ci sembrava un buon o ottimo guadagno per l'azienda, alla fine si presenta come tale. Perché? Hai provato a contare le ore che hai speso per le attività accessorie di quel progetto (Telefonate, email, riunioni, ricerca e sviluppo, ecc.)? Inizia a fare questo piccolo compito per ogni progetto e potrai capire in media quante ore di tempo "perdi" sia qualitativamente, che economicamente.
Attenzione alla formazione: grazie ad una visione più ampia della distribuzione delle ore, puoi notare se tu e il tuo team dedicate un adeguato tempo alla formazione e quindi ad una più generale crescita dell'azienda. Non sottovalutare come la formazione possa rientrare nel tempo qualitativo che puoi recuperare da questo lavoro di revisione. Ricorda che la formazione è essenziale per una azienda, quindi promuovi e prevedi del tempo annuale da dedicarci.
Recupero di ore fatturabili: è possibile che nella fretta di dover segnare nel proprio calendario o timesheet le ore della giornata o della settimana, non si attribuisca il giusto valore. Una consulenza telefonica, un intervento richiesto, la gestione di un task, ecc., segnati come ore non fatturabili, son esempi di come per fretta e/o sbadataggine, nel corso del tempo potresti perdere dei profitti. Revisionare allora le ore impiegate nel corso della settimana o del mese è importante per non farsi sfuggire nulla.

Come puoi tracciare le ore non fatturabili?

Ti forniamo un semplice timesheet molto intuitivo (qui: http://bit.ly/timesheet-resoconto) se sei solito fare uso di Excel per lavorare, mentre se preferisci qualcosa di più completo, nel web puoi trovare diverse soluzioni.

Noi non possiamo che suggerirti mayapp che ti mette a disposizione un calendario completo dove annotare le tue attività in base a cliente, contratto, commessa e servizio offerto, così non avrai più nessun margine di errore e grazie ai report potrai controllare dove e come impieghi le tue ore e quelle del tuo team.

Buona fatturazione!