È una delle fasi più delicate all’interno dell’azienda, ma può rivelarsi al tempo stesso la soluzione a tante difficoltà ed esigenze: l’introduzione di un nuovo software in azienda.

Che sia per una cattiva scelta, per resistenze nell’adozione o nell’utilizzo, l’introduzione di un software all’interno di una azienda non è facile, ma può fare la differenza in termini di produttività, organizzazione ed efficienza nel lavoro.

Il trucco sta nell’adottare le giuste best practices per consentire all’azienda di ottenere il massimo dall'adozione di un software e per rendere il processo il meno invalidante possibile.

Ecco alcuni semplici consigli:

  • Partiamo con il piede giusto: la scelta del software.
    Che tu stia cercando un software per il time tracking (forse mayapp fa al caso tuo?) o un CMS, non c’è alcuna differenza. Prima di farsi prendere dall’entusiasmo e perdere ore ad inserire dati e informazioni, isola quali sono le esigenze dell'azienda, per quali processi e reparti e cosa servirebbe per risolverle. Una volta redatta questa lista, informati bene sulle funzionalità dei prodotti che stai esaminando, come potrebbero essere di aiuto ai processi aziendali e se i prezzi (eventuali) soddisfano il budget aziendale.
    Dedicare del tempo extra in fase di selezione (la fase più delicata), ti risparmierà la fatica e il tempo di inserire da un software all’altro i dati e di essere subito operativo. Inoltre, se la ricerca non è fatta con la dovuta attenzione, si trasformerà solo in una perdita di tempo e denaro.
  • Il passo successivo: la fase di test.
    Ora che hai selezionato il software che risponde alle tue esigenze, approfitta del periodo di test gratuito che la maggior parte degli strumenti offrono (generalmente dai 15 ai 30gg).
    Alcune cose a cui prestare particolarmente attenzione:
  1. Se il tuo team lavora anche fuori ufficio, oltre che da PC, controlla che ci sia anche la versione app mobile del software. Questo renderà più facile far adottare e utilizzare il software in azienda.
  2. Grafica e usabilità. Il software deve essere innanzitutto semplice e intuitivo da utilizzare, a partire dalla grafica e dall’impostazione del menu e delle funzionalità, per agevolare il suo utilizzo.
  3. Prediligi un software in cloud, affinché sia accessibile tramite credenziali, da qualsiasi dispositivo dotato di connessione internet per averlo sempre disponibile, soprattutto se son frequenti i viaggi di lavoro.
  • Avvia un progetto pilota.
    È impensabile e controproducente, dopo aver scelto il software, di imporlo dall’oggi al domani a tutta l’azienda. È importante invece selezionare un gruppo di persone, magari quelle che ritieni più ricettive e avviare un progetto di pilota dove per un tempo che tu definirai (1 mese?), utilizzeranno lo strumento integrandolo al 100% nella loro giornata lavorativa. Al fine di questo periodo di prova, raccogli le loro opinioni per comprendere se il software ha portato benefici e quali difficoltà possono aver riscontrato nel suo utilizzo.
    Successivamente si potrà integrare gradualmente ad ogni team e reparto di lavoro.
  • Non fermarti.
    Sei riuscito ad integrare il software nell’azienda ma…non è tempo di esultare!
    È invece necessario che continui a richiedere feedback agli utenti che lo utilizzano per migliorare continuamente l’utilizzo e i suoi processi, ma anche per far emergere eventuali problematiche e intervenire prima che possano diventare causa di una compromissione nell'integrazione del software.
  • Difficoltà?
    Ci sono delle difficoltà nell’utilizzo o risulta problematica la comprensione di alcuni passaggi? Non fermarti, contatta il team di sviluppo del software che sarà sicuramente pronto ad aiutarti, fornendoti delle guide o addirittura delle sessioni di formazione (anche per team) con i suoi consulenti.

Buona ricerca!