Il tuo progetto sta andando fuori budget? O non stai rientrando nei tempi previsti?

C'è uno strumento di pianificazione a cui non hai mai pensato, le milestones.

Le milestones di progetto sono un tool sottovalutato che ti aiuta nella pianificazione di svolgimento di un progetto, ma soprattutto che ti permette di rimanere sul tracciato affinché tu non vada oltre il budget o i tempi previsti.

Ma che cosa sono le milestones?

La milestone (letteralmente "pietra miliare", la pietra posta al lato della strada che indica la distanza mancante al punto di interesse più vicino) in un progetto indica e segnala un importante punto di arrivo (e di partenza) nel ciclo di un progetto.
Penserai subito all'inizio o alla fine di un progetto, ma si riferisce piuttosto alla conclusione o termine di una fase, solitamente fatta di più task, in una determinata data o lasso di tempo e con il raggiungimento di determinati requisiti.

Quando la milestone viene raggiunta, allora è stato tutto svolto secondo determinati termini e indicazioni. Questo assicura che il progetto rimanga e si sviluppi nella giusta direzione.

Definire queste "pietre miliari", non solo ti aiuta nei progetti più articolari perché ti permette di suddividerli in fasi più piccole in modo da poterli affrontare con organizzazione, ma soprattutto di poter prevedere e mantenere la direzione intrapresa, avendo più consapevolezza sui tempi e sulla sua consegna.

Le milestones permettono quindi di definire in quale momento, in quale data la fase del progetto verrà raggiunta e realizzata, ma non come.

Stiamo parlando quindi di quando, non come. Quello che hai intenzione di realizzare, non come.

Possono essere anche applicate al funzionamento interno aziendale e del team per verificare l'evoluzione del lavoro.

Qual è la differenza tra le milestones e gli altri tool di pianificazione

Milestones e obiettivi

Se le milestones segnano dei punti ben precisi (con una data prestabilita) nel percorso di realizzazione e ultimazione di un progetto, gli obiettivi indicano l'intento generale e ultimo che vuol essere fatto raggiungere al progetto.

MilestonesObiettivi
Checkpoints specifici nel percorso di raggiungimento dell'obiettivoObiettivo generale del progetto

Milestones e deliverables

Se le milestones segnano punti miliari nell'avanzamento di un progetto , i deliverables indicano i risultati misurabili intermedi portati dal completamento di task.

MilestonesDeliverables
Verifica tramite punti prestabiliti dell'avanzamento del progettoAssociati alle task, ne indicano un risultato misurabile una volta completate

Milestones e task

Se le milestones mostrano la data e il tempo per cui un gruppo di attività deve essere completato, le task sono per l'appunto quelle attività che devono essere fatte per portare a a compimento una milestone per quella determinata data.

MilestonesTask
Punto di arrivo in un progetto in una data determinata e definitaSerie di attività da realizzare in un determinato periodo

Come individuare e definire le milestones?

Come abbiamo visto in precedenza, le milestones non sono le task, quindi può essere più difficile individuarle.

  1. Definiscile all'inizio del progetto

Il momento più adatto per definirle è sicuramente quando si è nelle prime fasi di vita del progetto, quando stai definendo insieme al tuo team, la roadmap che dovrai e dovrete seguire per portarlo a termine. Nei primi momenti infatti, i dettagli non sono ancora completamente definiti, ma hai ben presente i requisiti del progetto e i tempi di consegna.

Un modo per aiutarti a definirle, è porti le seguenti domande:

  • Quando sarà necessario fare una revisione o una riunione di check?
  • Quando è importante informare il team, il cliente o gli investitori dei progressi?
  • Quando è previsto che venga consegnato qualcosa? In quale punto o parte del progetto?

In relazione ad un insight sul team o sul lavoro:

  • Quando è necessario che vengano ordinati/preparati/previsti i materiali?
  • Per quando è prevista l'introduzione dei vari elementi del team nel progetto?

2. Il numero di milestones per progetto

Come per ogni approccio, il troppo potrebbe portare confusione e numerose milestones non farebbero altro che complicare il tuo progetto o la sua evoluzione.

Non c'è un numero preciso da stabilire, ma tieni a mente che ogni evento importante nel corso del tuo progetto deve essere tracciato e coperto da una milestone.

3. Come indicare le milestones

Le hai definite, sono in numero adeguato, ma adesso come le etichetti?

Per far sì che siano riconoscibili, devono essere categorizzate con una etichetta che indichi completezza o raggiungimento di una fase. Non scegliere qualche indicazione che potrebbe essere ambigua, potrebbe confondere o troppo generica come "Conclusione della fase 1, Obiettivo del mese, ecc.".

Alcuni esempi:

  • Introduzione del sistema di monitoraggio
  • Reclutamento risorsa HR
  • Consegna del protocollo di sicurezza RSVP

Di seguito un esempio generale di progetto per una consegna di un prodotto ad un cliente secondo la distribuzione e pianificazione in milestones:

6 motivi per cui le milestones possono aiutarti

Adesso che abbiamo visto come definirle, ti diamo 6 motivi per cui dovresti iniziare subito a metterti al lavoro e stilare le milestones del tuo prossimo progetto:

  1. Comunicazione più efficiente
    Aiutandoti a tracciare i progressi che il tuo progetto sta facendo, migliori anche la tua capacità di prevedere sempre in modo più efficiente i tempi di realizzazione e di completamento.
    Avendo quindi a tua disposizione tutte le informazioni di evoluzione, avrai modo di comunicare in modo più preciso e trasparente l'andamento del progetto e le varie deadlines ai tuoi clienti, partner, collaboratori, ecc.
    Le milestones infatti ti permettono di comunicare i punti cruciali di un progetto, una volta raggiunti, dandoti anche i tempi di realizzazione e compimento degli altri.
  2. Ottimizzazione tempi di consegna
    Se trovi difficoltà nel rispettare le consegne o se semplicemente vuoi migliorare e comprendere quali sono gli ostacoli o le attività che ti rallentano, dividere i tuoi progetti in milestones e quindi in piccole fasi, assegnando le risorse e gli strumenti adatti a raggiungere i requisiti, ti permette di monitorare e migliorare i tempi con cui vengono svolti i compiti nelle varie fasi.
  3. Un aiuto per tenere il progetto nella giusta direzione
    Grazie alle milestones, avrai sempre uno strumento per tenere sotto controllo che tutti i requisiti del tuo progetto siano rispettati passo dopo passo, aiutandoti a fissare dei checkpoint di controllo per far sì che nulla sia lasciato indietro. Non ti troverai così all'ultimo momento a controllare che tutto sia stato fatto e che possa mancare qualcosa.
  4. Maggior coinvolgimento del team
    Se collabori insieme ad un team, fissare delle milestones è un ottimo modo per aiutare a far sentire ogni membro coinvolto poiché sarà a conoscenza e sempre attento alle deadlines, alle mancanze, ai mancati requisiti o a qualsiasi necessità che emerga durante il processo.
  5. Identificare i potenziali blocchi
    Avendo bene presenti le fasi (e le conseguenti date di consegna) con i loro requisiti da raggiungere e le risorse assegnate ad ogni fase, è possibile identificare quali potranno essere le eventuali problematiche o i nodi da affrontare.
  6. Gestione del progetto più semplice
    Avendo una programmazione bene definita, dove i particolari son suddivisi e distribuiti per milestones, la gestione del progetto diventa più semplice ed è possibile così concentrarsi sulle proprio task.

Template per milestones

Se utilizzi la suite Office 365:

Ce ne sono diversi, per ogni esigenza, e puoi modificarli in base alle tue esigenze.
Ti suggeriamo di utilizzarne uno il più semplice possibile per poi, nel corso dei progetti e con l'esperienza, di affinarlo in base alle tue necessità e magari crearne uno tutto tuo.