Il futuro si proietta verso una integrazione sempre più radicata dello smart working nelle nostre abitudini.

Ciò che si rivoluzionerà in particolare, sarà l'approccio al cliente e gli incontri commerciali, formativi e/o decisionali. Tutt'ora, grazie alla tecnologia, le aziende riescono ad espandere i loro mercati anche "virtualmente", ma tutto ciò diverrà la prassi che dovremmo integrare e sviluppare per dare nuove opportunità alle nostre aziende.

Non sempre però è facile cambiare radicalmente le abitudini e sfruttare al meglio questa opportunità, anche se questi cambiamenti hanno portato tantissime aziende a rivalutare il risparmio di tempo, denaro e la comodità che questo nuovo strumento porta con sé.

Ti aiutiamo a migliorare il prossimo web meeting con i tuoi clienti o potenziali tali con alcuni consigli per rendere più efficiente ed umano l'incontro.

Best practices per una riunione online vincente

Organizza il piano prima del meeting online
Le riunioni e gli incontri diventano numerosi, ma come sempre l'organizzazione è la migliore arma (te lo insegna anche mayapp!).
Se non riesci a preparare una scaletta dettagliata degli argomenti, preparati dei post-it, un file o una nota con su scritti i punti più salienti che dovrete affrontare e le informazioni necessarie a riguardo. Ricordati inoltre che è importantissimo definire un tempo di svolgimento, come per le riunioni in persona (ne avevamo parlato anche qui).

Un esempio?
- Parlare del nuovo prodotto
- Ricordarsi di chiedere la data di lancio
- Chiamare il fornitore per distribuzione
- Definire i dettagli del progetto

Scegli lo strumento più adatto
Sono numerosi gli strumenti disponibili per le conference online.
Noi ad esempio ne abbiamo provato diversi per trovare quello più adatto alla nostra azienda e team. Non solo abbiamo prestato attenzione alle nostre esigenze, ma soprattutto a quelle dei clienti che non sempre sono attrezzati e preparati per questi incontri. Un occhio di riguardo è stato quindi prestato:

- Semplicità d'utilizzo
- Possibilità di collegarsi senza iscriversi e/o scaricare il programma
- Interfaccia chiaro ed intuitivo
- Possibilità di impostare dei promemoria

Alla fine la nostra scelta è ricaduta su Zoom, ma ci sono tantissime altre
possibilità come WebEx, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting o strumenti opensource come 8x8.

Collegati 10 minuti prima  
Prima di iniziare l'incontro assicurati che tutto funzioni!
Audio, video e cuffie, soprattutto se è la prima volta con la piattaforma concordata.
Sarebbe ancora meglio fare delle prove con il tuo team o con qualcuno per essere sicuri che vada tutto in bene.
Professionalità e puntualità sono parte delle tue possibili carte vincenti!

Utilizza il video
Potrà sembrare un suggerimento scontato, ma come avrai potuto vedere in prima persona, non tutti amano mostrarsi durante le videochiamate.
Questo aiuta però a trovare una connessione con il Cliente, a porsi sullo stesso piano (magari si è entrambi collegati da casa, con animali domestici che fanno incursioni non programmate, background diversi, ecc.) e a condividere in modo più empatico la situazione e il momento, facendo sì che il tutto risulti meno freddo.

Questo ti consente di approfondire inoltre altri aspetti legati ad una comunicazione non verbale:

  • Osservare dove lo sguardo dell'interlocutore si concentra: in camera, verso il basso, sullo schermo? Puoi comprendere il livello di attenzione, ma anche la familiarità o l'agio di questa persona con l'incontro.
  • Intuire se il cliente si sta concentrando sull'incontro o sta svolgendo anche altri lavori, non solo dallo sguardo ma anche dai rumori di sottofondo come il click dei tasti.

Annuncia la scaletta dell'incontro
Non importa che sia con il tuo team o con un cliente, ricordati ad inizio incontro di definire quelli che saranno i punti focali che affronterete. Non solo aiuteranno a mettere tutti i partecipanti a conoscenza di cosa andrà discusso, ma permetteranno di condurre l'incontro in modo efficiente, definendo in modo chiaro i prossimi passi e prendendo le giuste pause tra un punto e l'altro.

Minimizza il tempo dedicato alla presentazione
Se devi presentare un progetto, una idea o altro attraverso delle slide, quindi una presentazione, cerca di far sì che sia breve e concisa, i dettagli più importanti forniscili come materiale prima o dopo l'incontro.
Questo perché è necessario sempre dare priorità al contatto visivo con l'interlocutore per non perdere la connessione stabilita.

Coinvolgi tutti i partecipanti
Se la call si svolge con più partecipanti, ricordati durante l'incontro di cercare di coinvolgerli con domande, richieste di intervento, soprattutto quando si stanno finalizzando delle decisioni o dei prossimi passi da intraprendere. Questo è uno degli aspetti più difficili da curare e a cui prestare attenzione durante una conference call.

E la connessione?
Uno dei nodi più ostici in un incontro è la connessione internet. Non sempre funziona per tutti in modo efficiente. Ci si trova così a non sapere se l'interlocutore ha sentito quello che stavamo dicendo, a che punto del discorso si è arrivati, a come continuare e gestire la cosa.
Cosa fare? Per quanto possa essere fastidioso, una volta ristabilita la connessione, riprendere velocemente con un elenco i punti che si stavano affrontando e continuare la discussione.

E tu? Adotti qualche altro accorgimento?