Adottare lo Smart Working nella tua azienda

Il lockdown, il #restoacasa, è iniziato ormai da diverse settimane.

Per chi lavora da casa, per la prima volta, l'aver perso il contatto con la quotidianità e le persone non sempre diviene un aspetto positivo, sia in termini di produttività che di stimoli.

Anche noi del team stiamo lavorando in smart working, coordinandoci con riunioni via web giornaliere, email e telefonate. Non è semplice, ma questo ci aiuta a concentrarci sul come sviluppare al meglio il nostro prodotto ("Sarebbe interessante inserire una messaggistica?", "Perché non diamo la possibilità di inviare email?", ecc.), ma anche a come lavorare meglio, sia personalmente che in team.

Abbiamo così raccolto una serie di suggerimenti e raccomandazioni per affrontare questo periodo.

Lo Smart Working nei tempi di crisi

Iniziamo da alcuni semplici accorgimenti.

Segui una routine

Sembrerà una stupidaggine, ma mantieni la routine che avevi in precedenza. Alzati al solito orario, concediti tutto il tempo per fare una colazione lenta e per vestirti in vista della giornata. Inizia poi la tua giornata e secondo le tue possibilità, cerca di seguire la tua routine come fossi in ufficio, magari con qualche piccola indulgenza nei momenti di pausa ;)

Fai del movimento

Lo sappiamo, restare in casa tutto il giorno porta il divano e il letto ad essere i migliori amici della giornata. Questo a lungo andare, non influisce solamente sul corpo, ma anche sull'umore. Entrambi hanno bisogno di rilasciare lo stress e la tensione dati da lavoro, situazione economica, sanitaria e sociale.

Non devi prepararti per la prossima Spartan Race, ma solo dare al tuo corpo una valvola di sfogo. Perché non iniziare con:

Qualche esercizio di yoga, anche solo dieci minuti (Yoga with Adrienne, per chi mastica un po' di inglese, propone percorsi per tutti)
Un po' di esercizi a corpo libero (ci sono decine di app da scaricare sul tuo smartphone, come Freeletics)

Una stanza tutta per te

Richiamando il famoso romanzo di Virginia Woolf "Una stanza tutta per sè", ti suggeriamo di trovare una zona della tua casa per ritagliarti uno spazio che diventi il tuo angolo di lavoro. Cerca di non dedicarti al tuo lavoro dal divano o dal letto, ma mantieni gli ambienti ben distinti affinché tu possa dargli le giuste definizioni e mantenere le cose distinte. In caso contrario, ti troveresti a lavorare continuamente anche ad "orario" concluso o a cedere a qualche svago.

Passiamo ora invece a consigli più pratici legati allo svolgimento del lavoro.

La concentrazione

Ci si trova in un luogo caratterizzato da stimoli completamente diversi. Diventa così semplice farci distrarre da "urgenze" casalinghe, da compiti abbandonati, da figli a casa da scuola.

Hai però la necessità di stabilire dei limiti, di importi delle ore dove dedicare tutta la tua attenzione al lavoro.

Diventa così l'opportunità per migliorare la propria organizzazione e riuscire (non al primo colpo, è l'opportunità adatta per sbagliare e riprovare) a conciliare lavoro e casa, lavoro e famiglia, lavoro e situazione di crisi.

Per aiutarti, potresti provare ad applicare una delle tecniche di gestione del tempo di cui ti abbiamo parlato in precedenza:

Matrice di Eisenhower
Timeboxing
Timesheet
Metodo POSEC (in arrivo)

Ricordati di fare delle pause durante la giornata!

L'orario di lavoro

Mantieni l'orario di lavoro che vivi quotidianamente il più possibile. Questo ti aiuterà a "simulare" una giornata lavorativa tipo e darci una routine che ti aiuterà a mantenere più o meno gli stessi ritmi.

Attenzione, è importante mantenere una quotidianità all'apparenza il più il normale possibile, ma è anche fondamentale concedersi un rallentamento. Questo perché è necessario metabolizzare la situazione e prendersi i giusti tempi per affrontare questo cambiamento.

Gli strumenti indispensabili

Sei alla tua postazione di lavoro casalinga ma, hai tutti gli strumenti che ti servono per lavorare comodamente?

Una connessione ad internet stabile: sembrerà una ovvietà, ma soprattutto se si ha una famiglia o si convive con altre persone, in questi momenti la "tenuta" della nostra rete sarà messa alla prova.
Un PC: altra ovvietà? Non se consideriamo che se non hai il computer che utilizzi in ufficio, devi impostarlo e prepararlo con i programmi che usi abitualmente. Inoltre, dovresti impostare un collegamento VPN per recuperare i dati che ti servono.
(con mayapp non si pone il problema, è online da qualsiasi dispositivo ;))
Un servizio di web conference online: in questi giorni si ha ormai l'imbarazzo della scelta, ma te ne lasciamo alcuni interessanti.

Cuffiette funzionanti: indispensabili per le numerose riunioni online che farete. Testa se il microfono è funzionante o è meglio utilizzare quello del computer. Se recuperi quelle aggrovigliate che hai nel fondo del cassetto o della borsa, provale prima!
Acqua: sembra un consiglio inutile, ma tenere il proprio corpo idratato, aiuta a mantenere meglio la concentrazione e a gestire meglio lo stress della situazione.
Solidarietà Digitale: se sei in difficoltà, ti serve qualche strumento o hai bisogno di risorse, puoi visitare la pagina https://solidarietadigitale.agid.gov.it/#/ per usufruire di tantissimi servizi in modo gratuito. Le opportunità vengono aggiornate giorno per giorno.

La comunicazione

Non dimenticare di continuare a comunicare con i tuoi colleghi, collaboratori o clienti. Stabilisci un momento della giornata dove fare il punto della situazione e aggiorna il tuo team, i tuoi colleghi o collaboratori.

Non rimandare al giorno successivo, potresti dimenticarti di comunicare delle cose importanti!

Puoi aiutarti, oltre che con telefonate e conference call, anche con servizi di gestione dei progetti online: