Il timeboxing è un metodo di gestione del tempo che nasce nell’ambiente dello sviluppo software e che, nel corso del tempo, ha visto l’alternarsi di grandi momenti di popolarità, ad altri di discussione e dimenticanza.

Dal termine timebox, letteralmente “scatola temporale”, questo metodo si concentra nel suddividere il lavoro in task, ognuna con i propri obiettivi e budget, da svolgere in periodi di tempo ben distinti e con una durata prefissata.

È valido soprattutto se ti trovi spesso a fronteggiare scadenze e tempi di consegna. In questi casi infatti lo stress, l’ansia e la stanchezza conseguenti possono inficiare e pregiudicare la tua produttività.

Inoltre, solitamente tendiamo a fossilizzarci su quel compito finché non lo abbiamo portato a termine o ne siamo soddisfatti, ma certe volte è così articolato e complesso che rallenta altri compiti o non si riesce a terminarlo.

In questi casi, il metodo timeboxing può aiutarti a procedere senza sentirti oppresso da quella to-do-list che hai sulla tua scrivania a casa o al lavoro.

Il metodo timeboxing

Il metodo aiuta ad alleggerire i processi ed i compiti da svolgere, dividendoli in operazioni con slot di tempo predefiniti. Come iniziare?

Per testare e integrare la metodologia nella tua routine di lavoro, ti consigliamo di iniziare per gradi:

  1. Scegli una task semplice o comunque un compito che conosci bene e che sai di poter compiere in un tempo relativamente breve.
  2. Per la task, definisci un tempo di svolgimento. Ti consigliamo di iniziare con 15/20 minuti massimo.
  3. Imposta un timer sul tuo smartphone, computer o tramite un'app.
  4. Procedi con il lavoro fino al termine del tempo e cerca di concentrarti e non farti distrarre da email, dal telefono o da altri stimoli esterni.
  5. Una volta terminato il tempo, analizza la situazione. Devi allungare o restringere il tempo? Devi integrare qualche attività o strumento per portarlo a termine?
  6. Non iniziare subito con un’altra timebox, ma dedica questo intervallo ad un’altra mansione e riprendi il lavoro nella timebox successiva.

I benefici del metodo timeboxing

L’imporsi un tempo e una urgenza nello svolgimento di un compito è sicuramente uno dei benefici principali che consentono di terminarlo senza distrazioni, ma ce ne sono altri di altrettanto importanti:

  1. Aumento della concentrazione
    Utilizzare questo metodo, ti aiuterà a migliorare ed aumentare la tua concentrazione poiché impari a dimenticarti e a resistere alle distrazioni. Concentrarsi su di una cosa per volta, aumenta il livello di produttività che di questi tempi sicuramente non è aiutato dall’utilizzo del pc.
  2. Opportunità di analisi
    Il timeboxing concede una preziosa possibilità: fermarsi e analizzare ciò che si è fatto fino a quel momento, valutare il lavoro fatto e come lo si è svolto e magari comprendere come migliorarlo e ottimizzarlo. Si impara ad avere una nuova prospettiva su ciò che si è fatto e non solo ad eliminare la task nel minor tempo possibile. Una possibilità che non si ha quando di fronte a sé si ha solo l’immagine di una to-do list infinita da spuntare.
  3. Minore pressione
    Tendiamo a guardare i progetti da svolgere con ansia, sopraffatti dalla mole di lavoro che dovremo fare e pensando alle varie task da svolgere. Con il timeboxing, tutto diventa più semplice, nessuna divisione per task o fasi, ma per tempi; il pensiero “Devo stilare quel documento per 1 ora” o “Devo revisionare il progetto per 30 minuti” è molto più semplice del pensare “Devo scrivere quelle mail, stilare un preventivo, preparare la presentazione, ecc”.
  4. Controllo del tempo
    Il metodo ci dà la possibilità di tenere sotto controllo anche indirettamente il tempo che dedichiamo ad ogni attività se ne teniamo traccia da qualche parte (mayapp con calendario e timesheet può darti una mano per esempio), anche in questo caso per migliorare il nostro lavoro.

La tecnica del Pomodoro

Una tecnica di timeboxing è la famosa tecnica del Pomodoro, ideata dallo sviluppatore e imprenditore italiano Francesco Cirillo alla fine degli anni 80.

I timebox utilizzati da questa tecnica, si suddividono in periodi di 25 minuti, intervallati da 5 minuti di pausa.
Ogni intervallo viene chiamato pomodoro perché si riferisce al timer da cucina che Francesco utilizzò durante il suo periodo universitario per superare un periodo di improduttività.

Come funziona?

  1. Scegli il compito che devi portare a termine. Uno solo! È molto importante la focalizzazione.
  2. Fai partire il timer impostato a 25 minuti.
  3. Lavora senza distrarti (provaci!) finché il timer non suona.
  4. Quando il timer suona fai una pausa di 5 minuti.
  5. Ogni 4 intervalli (pomodori) puoi fare una pausa più lunga, dai 15 ai 30 minuti. Successivamente riazzera il conteggio degli intervalli e ricomincia dal punto 1.