Prima di comprendere come migliorare la comunicazione aziendale, facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire che cos’è la comunicazione e quali sono le sue dinamiche all’interno di una azienda.

Alcuni di voi assoceranno subito il termine al marketing, alle azioni di team building o al lavoro dei creativi per la sponsorizzazione di un prodotto. La comunicazione è anche tutto questo, ma è qualcosa in realtà di molto personale, qualcosa che si adatta o viene adattato alla persona o al prodotto che la trasmette.

Dal latino communicare, mettere in comune, la comunicazione ha alle sue spalle secoli di evoluzione ed è propria di ogni essere vivente.

Che cos’è la comunicazione aziendale?

Se comunicare quindi è il “mettere in comune”, il condividere idee, pensieri, sentimenti e sensazioni, in particolare all’interno di una azienda può declinarsi in 2 modi e verso due luoghi:

  1. Comunicazione esterna: il come si trasmettono valori, obiettivi, modus operandi, ma anche prodotti e servizi a clienti, potenziali tali, competitor e fornitori. È necessario curarla e studiarla, ma soprattutto mantenerla, credendoci, non solo attraverso azioni di marketing, ma anche formando e costruendo una cultura aziendale a riguardo.
  2. Comunicazione interna. È il punto di forza, quello focale di un’azienda che va a rafforzare e supportare anche quella esterna. Allo stesso tempo è anche il punto debole. Perché? L’azienda è un sistema, ma possiamo dire anche un organismo, in costante divenire che lavora ed elabora le risorse a sua disposizione e ne trae dei risultati.

La comunicazione interna in una azienda

Le risorse più importanti di cui dispone un’azienda, sono sicuramente le persone, la vera macchina motore. Creare, nutrire e formare relazioni all’interno dell’ambiente aziendale, che allo stesso tempo siano corrette, equilibrate e che siano indirizzate verso obiettivi aziendali comuni e condivisi, è la parte più complicata. Sottovalutarla però potrebbe portare ad effetti negativi come la diminuzione della produttività, la perdita di clienti e opportunità per sviluppare e far crescere l’azienda.

È sicuramente importante curare le strategie e misurare i KPI aziendali, ma saper coltivare e creare solide relazioni all’interno di un’azienda è il tassello fondamentale, che molte volte manca o rimane sempre molto debole.

I modelli comunicativi attuali

In base alla azienda, alla sua storia, territorio e cultura, possiamo rilevare 3 modelli comunicativi:

  1. Top Down
    Letteralmente “Dall’alto verso il basso”, prevede come punto di partenza di iniziative, decisioni e direttive, la parte direzionale e di management dell’azienda, i “piani alti”.  Si trova soprattutto nelle aziende di stampo tradizionale. Negli ultimi anni ha dimostrato i suoi punti deboli, il concentrare il potere in un’unica persona o gruppo, può creare situazioni di stallo, rigidità e decrescita nella produttività e sta così lentamente lasciando spazio al Bottom Up.
  2. Bottom Up
    Questo approccio, “Dal basso verso l’alto”, punta a stimolare i membri di un team, di qualsiasi reparto, divisione e profilo, ad essere proattivi all’interno dell’azienda, per accrescere la motivazione ma soprattutto la possibilità di partecipazione per la risoluzione, il miglioramento di problematiche e idee.  Anche questo metodo ha dimostrato diverse lacune quali la mancanza molto spesso di chiarezza e di controllo che ne può derivare.
  3. Top Down e Bottom Up: il metodo ibrido
    La soluzione ideale sarebbe applicare un metodo ibrido che si modelli e aderisca alle dinamiche aziendali che ogni realtà presenta.
    Da dove si parte? Dalla definizione degli obiettivi per una buona comunicazione aziendale.

Obiettivi della comunicazione aziendale

Anche nel caso della definizione della comunicazione aziendale interna, dobbiamo procedere come se si trattasse di un progetto o di una task da svolgere; abbiamo la necessità di fissare degli obiettivi che ci consentano di impostare una strategia e comprendere l’efficacia della stessa al fine di evidenziare le probabili falle e continuare a migliorarla.

Gli obiettivi che abbiamo individuato, sono:

  1. Partecipazione.
    Ogni persona deve divenire partecipe della comunicazione aziendale, sia come fruitore, che come produttore. Nessuno deve essere escluso per il ruolo o per la divisione/reparto a cui appartiene; ognuno infatti può individuare dettagli o suggerire soluzioni che altri non hanno preso in esame.
  2. Dialogo.
    Il cambiamento parte dai vertici e la già sentita frase “Aprite le porte dei vostri uffici”, non è così banale come può sembrare. Rimuovere le barriere comunicative, mettersi in gioco e impegnarsi per promuovere e stimolare il dialogo tra ruoli e reparti diversi, è una delle prime azioni che si devono mettere in atto. Questo non porta ad un lento scemare delle gerarchie, ma al rafforzamento dei rapporti e al miglioramento dell’umore e produttività aziendale.
  3. Valore del singolo.
    Aprire al dialogo, vuol dire anche trasmettere e dare il giusto valore e importanza alla singola persona, al ruolo che ricopre e al lavoro che fa. Questo rafforza la fiducia tra direzione e collaboratori, ma anche tra i dipendenti stessi, al fine di creare team e ambienti di lavoro coesi.
  4. Conoscenza.
    I collaboratori e i dipendenti devono comprendere e conoscere le dinamiche aziendali, devono essere informati e nel possibile, renderli partecipi dei cambiamenti e delle iniziative, ma soprattutto si devono trasmettere i valori e la mission aziendali.

La lezione fondamentale è: diffondere la cultura della comunicazione, a partire dalla direzione e dal management. Se siete i primi a non crederci, la comunicazione diventa univoca e senza risultati.

Alcuni esercizi e strumenti per la comunicazione in azienda

Di seguito puoi trovare alcuni esercizi o idee per migliorare e agevolare la comunicazione interna, possono essere relazionali o dedicati al miglioramento dei mezzi:

  • Utilizza di programmi di messaggistica interna per rendere più fluida, meno formale e fredda, la comunicazione tra i collaboratori. Piattaforme come Slack, Yammer, Hangout o Facebook for Business, ti aiutano ad evitare la formalità delle mail interne per la comunicazione, che non devono sparire, ma diventano mirate per comunicazioni di diverso genere e peso.
  • Organizza degli incontri settimanali o mensili per aprire al confronto in azienda. Non servono interminabili ore di meeting ma dedica mezz’ora per cercare di comprendere problematiche, ma anche successi.
  • Iniziative di Team Building. Sempre più negli ultimi anni, si stanno diffondendo queste esperienze da fare con collaboratori, ma anche con clienti, partendo da corsi di cucina, escape room, orientiring ecc, per migliorare la collaborazione e la conoscenza tra le persone. Perché no, anche per comprendere debolezze e intervenire per migliorare.
  • Utilizza di newsletter interne per informare di novità, cambiamenti e/o iniziative.

Ti lasciamo anche il video di un intervento fatto al TEDx della California Academy of Mathematics and Science da Monica Ortiz, life coach e autrice. Monica si concentra sui pilastri principali della comunicazione: ‘Listening’(Ascoltare), ‘Speaking’(Parlare), ‘Asking Questions’(Fare domande), and ‘Understanding’(Comprendere).