Un nuovo progetto non può iniziare se non prevede una corretta pianificazione. Perché dovresti pianificarlo? Non significa solamente creare una sequenza di attività da eseguire in serie, ma è la base per decretare il successo del tuo progetto. Ti mostriamo perché.

Quando inizia la pianificazione di un progetto?

Molti pensano che inizi dalla conferma del preventivo e l'inizio delle attività per realizzarlo, ma il planning di un lavoro pone le sue basi ben prima, nella fase sicuramente propositiva.

Questo perché identificando le caratteristiche del progetto per sviluppare un preventivo, prendi coscienza di quali saranno le caratteristiche principali, le risorse, le attività e i tempi che permetteranno la sua realizzazione.

È la fase di analisi.

Il piano operativo di un progetto

L'analisi iniziale parte con quello che viene chiamato piano operativo di progetto, dove andrai a definire i dettagli del progetto, che verranno poi approfonditi all'accettazione del preventivo.

Realizzare questo documento prevede:

  1. Elencare le attività
    La fase più delicata che richiede di avere ben chiare le attività che il progetto prevede e i relativi confini. Cosa intendiamo per confini? Ogni attività prevista è interconnessa ad un'altra, definire risorse e limiti di ognuna di esse, ti aiuterà a a chiarire responsabilità e modalità di intervento.

    È una fase laboriosa ma ti permette di prevedere ed evitare eventuali crisi nell'evoluzione del progetto.

    Le attività derivano ovviamente dalla risorse coinvolte, dal metodo, dalle tecnologie, dagli strumenti, ecc. che sono stati scelti per lo svolgimento del progetto. Grazie alla definizione delle attività, cambiare uno di questi elementi nel corso del progetto, può essere gestito con maggiore facilità, anche se bisogna prestare sempre attenzione.
  2. Stimare le tempistiche
    Definite le attività, è ora arrivato il momento di stabilire i tempi. Non solo dal punto di vista del totale, ma anche stabilendo un ordine temporale e logico di svolgimento.

    Nel corso di sviluppo di ogni progetto ci possono essere modifiche, ritardi o intoppi dovuti a eventi interni o esterni, ma la definizione di attività, tempi e timeline, ti consentirà di avere sott'occhio la situazione e intervenire prontamente. Ricordati di prevedere sempre, per ogni attività, dei margini di errore e del tempo per avviare le dovute analisi e verifiche.
  3. Definire le risorse coinvolte
    La scelta di chi sarà coinvolto nel progetto è collegata alle attività e necessità del progetto. Scegliere la giusta risorsa in base alle sue competenze, anche trasversali, aiuta il successo nel rispetto delle tempistiche di sviluppo e definisce le responsabilità di ognuno.
  4. Calcolare il budget
    Ora hai in mano tutti gli elementi che ti permettono di avere una visione a 360° sul progetto, dandoti tutti gli elementi che ti consentono di definire il budget e i costi correlati.
    Grazie alla previsione anche di difficoltà e potenziali margini di errore, puoi conoscere con precisione i soldi che spenderai.

Questa fase di definizione comporta sicuramente un investimento di tempo, ma permette di ottimizzare preventivi e pianificazioni dei progetti. Al pari della realizzazione dello stesso, ti permette inoltre di gestire in modo più efficiente eventuali ritardi, cambiamenti e/o errori.

Buona pianificazione!

P.s. mayapp ti aiuta a farlo in modo semplice, nessun minuto scapperà al tuo controllo. Come? Calendario, timesheet, report e...scopri di più!